Lab 02 - Ranná pošta manažéra

Lab 02 - Ranná pošta manažéra

Čas: 45 minút Kde: Outlook (web alebo desktop) Cieľ: za 45 minút spracovať poštu, ktorá by inak zabrala pol dňa. Kapitola: Copilot v Outlooku

Situácia: Je pondelok ráno, po týždni na služobnej ceste. V schránke máte 17 e-mailov. Vo štvrtok je porada vedenia.

Úloha 2.1 – Čo horí? (5 min)

V Outlooku otvorte okno Copilot (ikona Copilot na páse s nástrojmi) a zadajte:

Prejdi moje e-maily z posledného týždňa. Ktoré 5 vyžadujú moju reakciu alebo rozhodnutie? Pri každom uveď odosielateľa, čo presne odo mňa chce a do kedy. Zoraď podľa naliehavosti.

Overte, či sú v zozname reklamácia od RSC Stred, rozhodnutie o D1 WIM a podklady na poradu vedenia.

Úloha 2.2 – Zhrnutie dlhého vlákna (5 min)

  1. Otvorte e-mail RE: D1 WIM Prešov – posun dodávky senzorov.
  2. Kliknite na Zhrnúť (Summarize) nad e-mailom.
  3. Potom v okne Copilota doplňte:
Aké varianty riešenia Tomáš navrhuje, koľko ktorý stojí a ktorý odporúča? Daj to do tabuľky.

Úloha 2.3 – Odpoveď s rozhodnutím (10 min)

  1. V tom istom vlákne kliknite na Odpovedať a zvoľte Koncept s Copilotom (Draft with Copilot).
  2. Zadajte:
Odpovedz Tomášovi, že súhlasím s variantom A. Požiadaj ho, aby zákazníka RSC Východ informoval do piatku a poslal mi návrh textu ešte predtým. Petrovi Hudecovi potvrď, že zdôvodnenie prekročenia rozpočtu dostane do 15.10. Stručne a priateľsky.
  1. Upravte dĺžku/tón (napr. Kratšie, Formálnejšie) a návrh vložte do odpovede. Neodosielajte ho – uložte ako koncept.

Úloha 2.4 – Citlivá odpoveď zákazníkovi + koučing (10 min)

  1. Otvorte reklamáciu od Ing. Jána Mráza (premenná dopravná značka R1).
  2. Napíšte sami krátku, trochu „obrannú“ odpoveď, napr.: „Porucha nebola na našej strane, išlo o výpadok siete operátora. Opravu sme urobili, ako sa dalo.“
  3. Kliknite na Koučing od Copilota (Coaching by Copilot / Get coaching) a prečítajte si odporúčania.
  4. Potom nechajte Copilota napísať lepšiu verziu:
Napíš profesionálnu a empatickú odpoveď na túto reklamáciu. Uznaj, že výpadok bol vážny a že sme nedodržali 4-hodinový zásah. Uveď, že príčinou bol výpadok LTE modemu a prehriatie rozvádzača, modem je vymenený a do 2 týždňov doplníme ventiláciu rozvádzača. Pošleme písomný nápravný plán do piatku a navrhneme osobné stretnutie k SLA. Neuvádzaj žiadne finančné kompenzácie.

Úloha 2.5 – Úlohy a termíny (8 min)

V okne Copilota zadajte:

Vytvor zoznam všetkých úloh a termínov, ktoré pre mňa vyplývajú z e-mailov za posledný týždeň. Tabuľka: úloha, od koho, termín, priorita (vysoká/stredná/nízka). Zoraď podľa termínu.

Tri najdôležitejšie e-maily označte príznakom (Flag) – objavia sa vo vašom zozname úloh Microsoft To Do.

Úloha 2.6 – Naplánujte stretnutie (7 min)

  1. Otvorte e-mail od Tomáša Termín so SENSOTEC – potrebujeme 45 min budúci týždeň.
  2. Použite Naplánovať s Copilotom (Schedule with Copilot) alebo v okne Copilota:
Naplánuj 45-minútové online stretnutie s Tomášom Balážom budúci utorok alebo stredu dopoludnia na tému Dodatok SENSOTEC a harmonogram D1 WIM. Navrhni agendu so 4 bodmi.
  1. Skontrolujte navrhnutý čas a agendu. Pozvánku uložte, neodosielajte (účastníci sú fiktívni).

Bonus

  • Vyskúšajte triedenie schránky: „Presuň newslettery a informačné e-maily z posledného týždňa do nového priečinka Na prečítanie.“ (ak je funkcia vo vašom tenante dostupná, Copilot pred vykonaním požiada o potvrdenie).
  • E-mail od Klausa Bergera je v angličtine: požiadajte Copilota o zhrnutie v slovenčine a o odpoveď v angličtine.
  • Otvorte vo Kalendári udalosť Porada vedenia a použite Pripraviť sa s Copilotom (Prepare).

Kontrola

  • Mám zoznam 5 naliehavých e-mailov
  • Koncept odpovede Tomášovi obsahuje rozhodnutie (variant A), termín piatok a 15.10.
  • Odpoveď na reklamáciu je empatická a neobsahuje sľuby, ktoré nemôžem splniť
  • Mám tabuľku úloh s termínmi a 3 e-maily s príznakom